WESS

✔ Dokument

Písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové, či digitální, která byla vytvořena původcem nebo původci předána.

Definice ve standardu MoReq2 chápe dokument obdobně: Dokument je informace vytvořená, přijatá a uchovávaná jako doklad a informace vytvořená organizací nebo osobou v rámci plnění právních povinností nebo výkonu pracovní činnosti.

Dokument může obsahovat jeden nebo několik záznamů (např. když má-li přílohu) a může být na jakémkoli médiu a v jakémkoli formátu. V důsledku toho může sestávat z jedné nebo více komponent. Kromě obsahu záznamu (záznamů) by měl dokument obsahovat kontextuální informace a – je-li to proveditelné – strukturální informace (tj. informace, které popisují komponenty dokumentu).

Klíčovou vlastností dokumentu je, že nemůže být měněn.

✔ Původce

Každý, z jehož činnosti vznikl dokument. V praxi nejčastěji organizace s povinností vést spisovou službu.

✔ Skartační lhůta

Doba, po jejímž uplynutí se dokument stane pro činnost původce nepotřebným. Stanovuje počet let, po které musí organizace dokument archivovat. Začíná se odpočítávat prvním lednem po vzniku či vyřízení dokumentu.

✔ Skartační řízení

Postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jež nejsou nadále potřebné pro činnost původce.

✔ Skartační znak

Označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. V praxi rozděluje dokumenty do tří skupin:

• A – Dokumenty s trvalou hodnotou určené k trvalé archivaci.
• V – Dokumenty určené po uplynutí skartační lhůty k opětovnému posouzení (zda patří do kategorie A či S).
• S – Dokumenty bez trvalé hodnoty, jež budou po uplynutí skartační lhůty vyřazeny a skartovány.

✔ Spis

Základní evidenční jednotka v systému spisové služby. Tvoří ji soubor dokumentů týkající se téže věci.  Především podání, protokoly, záznamy, rozhodnutí, důkazní prostředky aj. Dokumenty se spojují pro účely vyřízení a každý spis je označen spisovou značkou. Dokumenty v analogové podobě se vzájemně spojí fyzicky, dokumenty v digitální prostřednictvím metadat. Vzájemné spojení dokumentu v analogové podobě a dokumentu v digitální podobě se činí pomocí odkazů.

✔ Spisová služba

Zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

✔ Spisová značka

Jedinečná registraturní značka, pod níž je evidován každý jednotlivý spis.

✔ Spisovna

Místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení.

✔ Spisový řád

Vnitřní předpis organizace pro výkon spisové služby. Obsahuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty.  Jeho součástí je i spisový a skartační plán. Obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami.

✔ Spisový znak

Označení dokumentu ve struktuře písemné dokumentace, podle něhož je ukládán ve spisovně nebo správním archivu. Značí příslušný útvar, obsah či zařazení dokumentu nebo spisu v systému.

Zdroj: Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.